ALMACENAMIENTO DE INSUMOS Y MEDICAMENTOS

ALMACENAMIENTO DE INSUMOS HOSPITALARIOS ESENCIALES

CONDICIONES FÍSICAS

ORDENAMIENTO
Es fundamental que los medicamentos tengan un ordenamiento dentro del área, lo que ayuda a localizarlos rápidamente y además ayuda a los conteos durante un inventario y a la organización y buen aspecto del área (área organizada y agradable a la vista).  Existen varias formas de ordenamiento, dentro de las cuales tenemos:
ORDENAMIENTO POR GRUPO FARMACOLÓGICO
Es uno de los más recomendados debido a que facilita tener agrupados todos los medicamentos que maneja la institución para una patología o grupo de patologías dadas.   Tiene la desventaja de que el personal debe estar capacitado en este aspecto.
ORDENAMIENTO POR ORDEN ALFABETICO DE NOMBRE GENÉRICO
Es un tipo de ordenamiento más versátil ya que permite organizar los medicamentos en orden alfabético por nombre genérico, independientemente del grupo farmacológico al cual pertenezcan.  Es útil cuando se cuenta con personal que no está capacitado en grupos farmacológicos.   Tiene la desventaja de que se encuentran mezcladas todas las formas farmacéuticas y a veces el estante no permite un ordenamiento alfabético estricto debido a las características propias del medicamento.  Tiene la ventaja que ahorra mucho espacio es decir lo optimiza.
ORDENAMIENTO POR GRUPOS DE FORMAS FARMACÉUTICAS
Es un ordenamiento bastante ventajoso porque optimiza el espacio y además evita muchos errores que se cometen al momento de despacho en cuanto a la forma farmacéutica.  Los grupos de formas farmacéuticas son:
Sólidos orales, donde se acomodan las tabletas, grageas, cápsulas, polvos, sales efervescentes, etc;
Inyectables, donde se colocan ampollas, frascos ampollas, soluciones parenterales de gran volumen etc;
Medicamentos de uso externo, donde se colocan cremas, ungüentos, pomadas, champus, lociones, etc.

Existen otros tipos de ordenamiento: Por sistemas funcionales, por laboratorio, por proveedor, pero son poco funcionales y además requieren de áreas más grandes.

Por existir varios tipos de ordenamiento, ninguno de ellos es el ideal, más ideal resulta combinar el ordenamiento farmacológico con el alfabético o el de forma farmacéutica con el alfabético para optimizar el espacio y además para ubicar más fácilmente el insumo de acuerdo con su nombre.
En el caso que se vaya a utilizar el ordenamiento por sistemas funcionales deben tenerse en cuenta los siguientes:
Agentes o medios de contraste
Analgésicos/Antipiréticos
Antiespasmódicos
Relajantes musculares

UBICACIÓN DEL INSUMO
Para ubicar el insumo, ya sea en la zona de embalajes completos o en los estantes existen varios métodos, pero el más utilizado y el que más ventajas presenta es el FIFO (First in, first out), que significa que “lo primero en entrar es lo primero en salir”.  Otro de los métodos utilizados es por fecha de vencimiento, colocando siempre adelante el que primero se vence.  Idealmente debe utilizarse la combinación de ambos métodos, teniendo siempre presente que lo que primero que entra es lo primero que debe salir, pero no olvidando que la fecha de vencimiento siempre es el parámetro más crítico.

CONTROL DE FACTORES AMBIENTALES
Los tres enemigos ambientales de los medicamentos son:
LA LUZ
Muchos medicamentos son fotosensibles, esto es, se deterioran cuando entran en contacto con un exceso de luz.  Es por ello dichos medicamentos deben estar alejados de radiaciones directas del sol, o de lámparas.
Los medicamentos fotosensibles generalmente vienen empacados en blíster de color rojo o ámbar, frascos color ámbar, ampollas color {ambar.
La recomendación es que este tipo de medicamentos nunca, y por ningún motivo, deben perder el empaque secundario.
HUMEDAD
Este factor es muy importante controlar porque es el que genera deterioro a través de crecimiento de microrganismos como hongos y bacterias, reacciones químicas de oxidación de los componentes de los medicamentos y deterioro de la forma farmacéutica del producto como ablandamiento de tabletas.  A los medicamentos que son sensibles a la humedad se les denomina higroscópicos.
La humedad se controla con un higrómetro y para ubicarlo en el área de almacenamiento se procede de igual forma que para ubicar el termómetro.
OTROS
Además de lo descrito anteriormente, se deberá tener en cuenta aspectos tales como:
Paredes y pisos:   Deben ser de un material de fácil aseo y limpieza.
Buena circulación de aire: Apertura de ventanas, puertas, colocación de ventiladores y extractores, etc.
Sitio exclusivo para productos inflamables (Alcohol)
Extinguidores de incendios debidamente cargados.  Además se debe brindar capacitación al personal del Servicio Farmacéutico y del Almacén sobre la forma de utilizarlos.
Delimitar y señalizar cada una de las subáreas centro del área de almacenamiento.
Colocar avisos de “NO FUMAR” Y DE “NO COMER” dentro del área de almacenamiento.
CONDICIONES HIGIÉNICAS
Son las precauciones que debemos tener desde el punto de vista de las buenas prácticas de aseo y que nos van a permitir mantener los productos bien almacenados sin problemas de tipo microbiológico (le brindan estabilidad microbiológica a los productos).
La ventilación debe ser de aire fresco, y no que provenga de sitios de contaminación (Parqueaderos, Basureros).
Personal sano: Que no padezcan enfermedades infectocontagiosas, virales o bacterianas.
Buenas prácticas de higiene personal: Lavarse las manos ANTES Y DESPUES de utilizar los servicios sanitarios.
Aseo, limpieza y desinfección de las áreas para evitar proliferación de hongos y bacterias.
Instalaciones sanitarias funcionando, limpias y desinfectadas.
Lavamanos apropiado y funcionando.
Estantes limpios y libres de polvo.
Medicamentos libres de polvo y de partículas adheridas a las cajas.
Fumigaciones periódicas (control mínimo cada seis meses), para eliminar insectos y roedores.
Refrigerador limpio (aseo periódico) y exclusiva para almacenar medicamentos.  No se permiten alimentos, reactivos de laboratorio ni líquidos biológicos como sangre, muestras de laboratorio, etc.
No comer en el área de almacenamiento; la comida genera migajas, las cuales atraen las hormigas y otros insectos portadores de microrganismos.
Limpiar las estibas al menos cada mes ya que estas recogen basura, polvo y telarañas.  El aseo, limpieza y desinfección deben obedecer a un cronograma de aseo al menos día por medio (que sea lo primero que se haga cuando se entre al área)

ALMACENAMIENTO DE SUEROS O SOLUCIONES DE GRAN VOLUMEN:
En cuanto al almacenamiento de “Sueros” o soluciones de gran volumen se debe tener en cuenta:
1. Las cajas deben arrumarse sobre estibas, deben estar selladas o cerradas para evitar entrada de polvo y demás suciedad en su interior.
Para aquellas cajas comenzadas (en el Servicio Farmacéutico y en los stocks) se aconseja colocar un cartón en la parte superior de la caja y luego cerrar sus cuatro alas.

2. Arrumar máximo ocho cajas, tanto durante el transporte como durante el almacenamiento, haciendo traba para mayor estabilidad y respetando SIEMPRE el aviso “ESTE LADO ARRIBA”.  Se recomienda, en el caso de haber alguna caja deteriorada, cambiarla por otra o en su defecto colocarla encima para que se consuma primero.

3. “Siempre las cajas se deben colocar sobre estibas plásticas y dejando siempre espacio entre los diferentes tipos de soluciones (solución salina, Hartman, Dextrosa, ETC.), para evitar confusiones en el despacho de pedidos.

4. Cada arrume de soluciones debe estar marcado de tal forma que se identifiquen fácilmente cada uno de ellos.

5. Nunca colocar sobre los “sueros” otro tipo de productos, ni tampoco los sueros sobre otros productos.  No pararse sobre las cajas o arrumes ya que se puede acelerar el proceso de deterioro de los mismos.

6. No transportar ni almacenar “sueros” con productos tóxicos que liberen gases y/o sustancias aromáticas ni tampoco con otro tipo de insumos como materiales contaminados.

7. Para transportar manualmente las cajas se deben sujetar por la base y no por el centro o la parte de arriba.

8. No arrojar ni arrastrar las cajas sobre el suelo, la fricción genera calor que puede ocasionar ruptura de las bolsas.

9. No colocar las cajas sobre superficies húmedas, irregulares, con clavos o astillas que las deterioren.

10. En los stocks y en la Farmacia nunca se deben sacar las bolsas de la caja original.

11. Nunca almacenar las cajas debajo de pocetas o lavamanos.

INVENTARIO PERMANENTE
Se hace a diario, contando un número determinado de productos cada día, utilizando como control una copia del listado de la Institución.  Es costoso, pero permite sanear permanentemente el inventario total, de tal forma que al momento de inventario general, las inconsistencias son mínimas.

LIBRO DE CONTROL DE FECHAS DE VENCIMIENTO

Es un libro donde se registran todos los medicamentos que se recepcionan en la institución.  Este registro se hace en el momento de la recepción y permite visulaizar qué productos se vencen en un mes determinado, ayudándonos a tomar decisiones oportunas con productos próximos a vencerse.  Existen varios formatos para tomar esta información, pero uno que resulta muy funcional es abriendo una carpeta por cada año.  Al llegar el medicamento se anota en la hoja que le corresponde, de acuerdo con su fecha de vencimiento.
El libro se llevará así:
Si el producto se acaba antes de vencerse se resalta, indicando que ya no hay existencias. Cada mes se debe revisar los medicamentos que se vencerán dentro de cuatro meses (ejemplo, en septiembre de 2013 se debe revisar los medicamentos que vencen en agosto) con el objeto de tener tiempo de devolver al proveedor, ya que él los recibe tres meses antes o vencidos.

TAREA:

Consiste en leer el artículo anterior, buscar un formato para control y registro de temperatura y humedad del ambiente y temperatura de refrigerador.